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教学档案管理实施细则
日期:2014-09-20   |   编辑:教务处    
 

教学档案管理实施细则

为了加强我院教学档案工作,提高教学档案管理水平,充分发挥教学档案在教学管理、人才培养、教学评估、岗位评聘等各项工作中的作用,根据教育部《高等学校档案管理工作规范》,结合我院教学档案工作的实际,特制订以下实施细则:

一、总 

1、本细则所称教学档案,是指学院在从事教学、教研、科研以及其他各项教学活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
    2
、学院教学档案记录和反映了学院教学建设和发展的历史过程,是学院各项工作的重要组成部分,是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据,它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件,是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作,是办好学院的重要基础工作。
    3
、学院各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则,任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。

二、教务处档案档号结构、模式和标识

1、档号结构

档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。

(1) 年度号由四位阿拉伯数字组成。

(2)分类号是档号的主体,一般由一、二级、三级类目代号组成,也可仅由一级类目组成。少数扩展到四级类目者,还应把四级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目,视情况自行掌握。比如:“教学工作会议记录”的分类号,由一级类目组成者为“jx”;由二级类目组成者为“jx11”;由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ” 。

①一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。

二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置。设置的标准,在大原则统一的情况下,可视具体情况对随机类目进行选择。

二级类目的标识,采用“双位制”。如:“综合”为“11”,其余二级类目依次层累为1213……99,但1020……等带“0”的数字不用。

在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上,根据需要和可能,自行决定是否扩展三级类目,其标识方法与符号和二级类目相同。

(3)             案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同,案卷号可不限级数。

2、档号的模式。

年度号+分类号+案卷号

例 :2004(年度号)—JX14xxJX一级类目JX 14二级类目JX14xx三级类目JX14xx xx四级类目)—23(案卷号)

3、档号的标识。

采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间,用连接符号“一”连结。例如:2004年内容是学籍管理的第23号卷的档案,可标为:2004JXl423

三、保管期限

短期:一~十五年,长期:十六~五十年,永久:五十年以上。

            四、教学档案归档范围和保管期限表

类  别

(二级类目)

分类号

        

保管

期限

Jx11

综合类

上级下达的关于教学工作的文件材料

JX111111

上级下达的关于教学工作的文件材料

长期

JX111112

上级下达的关于考务的文件材料

长期

JX111113

上级下达的职业技能培训考核的文件材料

长期

JX111114

上级下达的关于师资的文件材料

长期

JX111115

上级下达的关于学科建设的文件材料

长期

JX111116

上级下达的关于专业建设的文件材料

长期

JX111117

其它(教务处工作计划、总结、通知等)

长期

Jx11综合类

JX1112

教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法

永久

Jx11综合类

JX1113

学院教学规划、实施计划

永久

Jx11综合类

有关教学的规章制度、管理办法

JX111411

有关教学的规章制度、管理办法

永久

JX111412

有关考务的规章制度、管理办法

永久

JX111413

有关职业技能培训考核的规章制度、管理办法

永久

JX111414

有关产学研结合办学组织文件

永久

JX111415

有关学科建设的规章制度、管理办法

永久

JX111416

有关专业建设的规章制度、管理办法

永久

JX111417

有关教材的规章制度、管理办法

永久

JX111418

有关师资的规章制度、管理办法

永久

JX111419

有关档案与文书的规章制度

永久

JX111420

其它

永久

Jx11综合类(学校教学工作会议的文件材料

JX111511

学校教学工作会议的教务文件材料

短期

JX111512

学校教学工作会议的实验实训文件材料

短期

JX111513

教学简报

短期

JX111514

教学工作会议记录

短期

JX111515

教学工作大事记

短期

Jx11综合类

(教学信息监控)

JX111611

教师工作量统计

永久

JX111612

教学信息汇总表(含事故的认定、调课等)

永久

JX111613

日常检查材料及结论

永久

JX111614

集中检查材料及结论

永久

Jx11综合类

(教学信息监控)

JX111615

新生教学情况调查材料

永久

JX111616

毕业生教学情况调查材料

永久

JX111617

其它

永久

Jx11综合类

JX1117

教风建设

.短期

Jx11综合类

JX1118

优秀教学质量评奖材料

长期

Jx11综合类

JX1119

学生运动会材料

长期

Jx11综合类

JX1121

非学历教育材料

长期

JX12课程建设、学科建设及专业设置类

JX121111

本校新增专业申报材料与上级批复

永久

JX121112

调整专业名称及学制的报告及上级批复

永久

JX121113

学科、专业论证、评估、申报、审批材料

永久

JX121114

学科、专业建设统计报表

永久

JX121115

院级精品课程申报、审批、成果材料

永久

JX14学籍类

学籍基本信息

JX141111

新生入学名册(省厅下发)复印件

永久

JX141112

在籍学生信息采集表

永久

JX141113

学生学籍卡

永久

JX141114

在籍学生信息汇总名册(含学籍变动、奖惩备注)

永久

JX14学籍类

学籍变动信息

JX141211

学生学籍变动审批材料(升留级、休学、复学、转学、退学)

永久

JX141212

学籍变动汇总情况一览表(每学期一份)

永久

JX141213

学籍变动通知

永久

JX14学籍类

学生奖惩信息

JX141311

学生奖惩审批材料

.短期

JX141312

学生奖惩情况一览表(每学期一份)

.短期

JX14学籍类

毕业生信息

JX141411

上报省厅学籍信息数据库打印稿

永久

JX141412

毕业生个人成绩表

永久

JX141413

毕业生资格审批名册

永久

JX141414

毕业证(结业、肄业)复印件

永久

JX141415

学期在校人生数、毕业生人数统计表

永久

JX15

课堂教学与教学实践类

JX151111

校历

永久

JX151112

专业培养计划

永久

JX151113

理论教学大纲

永久

JX151114

实验实训教学大纲

永久

JX15

(教学实施过程材料)

JX1512

教学进度表及变更材料、教学任务书

长期

JX1512

课表及变更材料、以及其它的相关材料

长期

JX1512

选修课程简介、选修课程表

长期

JX15

JX1513

领导听课记录材料

短期

JX15毕业设计相关材料

JX151411

课题审查材料

长期

JX151412

任务书及学生分组等材料

长期

JX151413

优秀论文

长期

JX15教学督导材料

JX151511

督导会议记录及督导工作总结

短期

JX151512

督导评教材料

短期

JX15教师评教材料

JX151611

教师自评材料及系部评教材料

短期

JX151612

学生评教材料(教务抽查部分)

短期

JX15

JX1517

教室、多媒体教室资源的材料

短期

JX18

教材类

JX1811

全院各学期各专业教材使用目录、样书

短期

JX1812

学院教师主编或参编公开出版的教材统计及样书

短期

JX1813

教师自编非公开出版,校内使用的教学指导书、实习指导书和习题集

短期

JX1814

各系教材(包含实训)征订单、补订单原始资料

短期

JX19实验实训教学与职业能力考核类

实训基地与实验实训室建设

JX191111

实验室、实训室、实训基地建设论证、评估、审报、审批材料

永久

JX191112

校内实验室、实训室有关材料(教学设备、功能、使用率)

永久

JX191113

校外实验室、实训基地有关材料(教学设备、功能、使用率、协议书)

永久

JX19

实验实训教学相关材料

JX191212

实验实训教学工作计划、总结及相关材料

短期

JX191212

校外实验实训教学相关材料

短期

JX191212

学生优秀实验实训报告、实训成果

短期

JX19

产学研结合

JX191311

产学研结合工作相关规定

长期

JX191311

产学研合作教学工作计划、总结

长期

JX19

(产学研结合)

JX191311

产学研合作教学工作成果

长期

JX191311

对外职业技能培训相关材料

长期

JX19

职业能力考核

JX191411

职业技能鉴定有关材料

长期

JX191412

特种作业操作证考核有关材料

长期

JX191413

高新技术考试有关材料

长期

JX191414

职业技能考核复习资料、试题、答案、评分标准

长期

JX21师资队伍类

JX2111

外聘教师基本信息及有关材料

永久

JX2111

师资队伍建设有关材料(含非学历教育)

长期

JX2111

教师考核、奖惩材料

长期

JX22考务类

考务文件

JX221111

各类考试通知

短期

JX221112

监考安排表

短期

JX221113

监考记录

短期

JX221114

监考费发放表

短期

JX22考务类

学生成绩

JX221211

班级结业(补考)成绩表

永久

JX221511

教务处每学期对各系试卷抽查分析

短期

JX221512

系部对本系试卷抽查分析

短期

JX22考务类

统考成绩

JX221311

全国英语统考成绩册、成绩分析表

永久

JX221312

统考报名册

永久

JX221313

各类统考收费收据

永久

JX22考务类

技能鉴定成绩

JX221411

技能鉴定成绩册

长期

JX221412

高新技术考试成绩册

长期

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