关于进一步规范学籍管理工作的通知

学院各有关部门：

根据《邵阳职业技术学院学生学籍管理规定》（邵职院院字〔2014〕51号），为加强学生学籍清理、学生移交、新生注册、转专业、专升本、毕业生和学生成绩管理等工作，进一步规范学院学籍管理，确保学生信息的准确性、真实性。现将有关事项通知如下：

一、五年制大专前三年

（一）学籍清理

每学期开学一个月内未移交到系的学生学籍由五年制大专部负责核实并上报；已移交到系的学生学籍由各系核实情况后，将异动学生名单上报。学生学籍清理情况必须以文件形式报送学生处（文件须有系部辅导员、副书记、总支书记签字）。学生处将各系学籍名单汇总后形成学院文件，报院领导审签后将文件反馈到教务处、财务处、五年制大专部、相关系部等。

(二)学生移交

五年制大专部移交名单包括在校学生和个别请假的学生，以及移交学生毕业档案所需的《邵阳职业技术学院新生入学登记表》和相应年份的《邵阳职业技术学院学生学年鉴定表》。移交时，需有学生处、教务处工作人员参与并认真核对移交名单后签字确认。

二、三年制大专和五年制后两年

（一）学籍清理

每学期开学后一个月内，各系将异动名单以文件形式报教务处（文件须有系辅导员、副书记、总支书记签字）。教务处将各系名单汇总，形成文件报院领导审签后反馈到学生处、财务处、相关系部等。

（二）新生注册及五年制大专学生转段注册

每年9月20日前，各系将新生花名册电子稿与纸质稿报教务处，纸质稿需要加盖系公章。新生注册及五年制大专转段注册后，及时组织学生登录学信网进行学籍自查，并在规定时间内做到自查率100%。未完成注册的系部，按照省教育厅要求，递交纸质材料进行情况说明并全院通报。

（三）学生转专业

根据《关于规范学生转专业办理程序的通知》（邵职院院字〔2013〕35号），学生转专业每年办理一次。学生可在一年级第一学期期末考试前将转专业申请交到所在系，各系根据本期考试成绩，将成绩合格且交清学费符合转专业条件的名单在期末考试后一周内交教务处。一年级第二期及二年级第一学期提出转专业的同学，须在原专业学完本期课程，成绩合格，降级进行专业调整。

（四）学生专升本

报名参加专升本的学生必须是应届在校在读学生，成绩合格且表现良好。各系确认的专升本学生名单必须经各系党政联席会研究决定。

（五）毕业生管理

各系必须高度重视毕业生档案资料的管理工作。按照填写规则，在规定时间内将毕业生档案资料整理完整，并确保填写内容和格式规范。不符合要求的，须重新整理并追究相关责任。

（六）学生成绩管理

每学期期末，各系（部）要督促任课教师及时将成绩准确无误的录入教务系统。补考结束后，要确保补考成绩的及时录入。

三、保障措施

（一）各有关部门要高度重视，互相配合，互相沟通；系部实行责任人负责制。

（二）学生处和教务处每年负责抽查两次学生学籍异动情况，并在全院通报抽查结果。

（三）对于未按要求进行学籍管理的系（部），教务处将根据《教学事故认定及处理办法》（邵职院院字〔2015〕42号）和《邵阳职业技术学院工作督查与问责实施办法（试行）》（邵职院院字〔2014〕46号）追责，并按照《系部目标管理方案》（邵职院院字〔2016〕26号）扣除相应分值。

邵阳职业技术学院

2016年6月6日