学院各部门：

近段时间来，一些部门发文擅自落款“邵阳职业技术学院”，或使用“邵阳职业技术学院”字样的函头文件发文，造成了部分公文处理混乱。为规范公文处理，根据《党政机关公文处理工作条例》(中办发〔2012〕14号)和《邵阳职院公文处理办法》（邵职院党政办发﹝2015﹞32号）要求，决定对部分发文程序和格式进行重新说明。现将有关情况通知如下：

一、发文要求与程序

（一）文件签发流程

1.须党政办公室会稿的部门发文：部门经办人起草——部门负责人审稿把关签字——党政办公室核稿——党政办公室负责人会稿——部门经办人送分管领导签发——党政办公室发文。

2.院党委或学院发文：部门经办人起草——部门负责人审核把关签字——党政办公室核稿——党政办公室负责人会稿——部门经办人送相关部门核稿和有关院领导审核——党政办公室送院主要领导签发——党政办公室发文。

（二）部门送党政办公室审核的文件，须提前两天送达，并主动跟踪文件签发程序。

（三）落款为“中共邵阳职业技术学院委员会”、“邵阳职业技术学院”的文件必须经过党政办公室核稿，报院主要领导审批同意签发后才能发文。任何部门不能擅自以院党委或学院的名义发文；不能使用“中共邵阳职业技术学院委员会文件”、“邵阳职业技术学院文件”或“邵阳职业技术学院”的函头发文。

（四）上报省厅、市委、市政府的上行文，以学院党委或学院名义对外行文都要严格按照公文处理程序，由责任部门起草，报党政办公室核稿，经院主要领导签发后才能上报或外传。

二、格式要求

（一）标题：小标宋简体二号字。

（二）正文：GB2312仿宋三号字。

1.正文一级标题序号为“一、”，二级标题序号为“（一）”，三级标题序号为“1.”，四级标题序号为“（1）”。

2.正文一级标题字体为黑体三号字，二级标题字体为楷体（GB2312）三号字，三级为仿宋字体（GB2312）。

（三）标题行距为32磅，正文行距为28磅；字符间距为“标准”。

（四）公文附件。在正文下1行左空2字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。多个附件，要使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XX”）。附件名称后不加标点符号。附件名称长需要回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。附件材料一般置于发文机关落款和成文时间之后或另起一页。“附件”二字及附件序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，附件标题居中编排在版心第三行。附件序号和标题内容应与附件说明表述一致。

（五）落款与正文之间空两格，落款时间统一用阿拉伯数字。

三、有关要求

（一）文件签发不符合程序，格式不规范，党政办公室修改后仍然拒不执行的，可予以退回。

（二）部门擅自以院党委或学院名义发文的，根据《邵阳职院2016年度机关工作目标管理方案》（邵职院委字﹝2016﹞11号），党政办公室可以责令其撤回文件，并酌情从年终考核中扣除相应分值。

                                        党政办公室

                                           2016年5月30日