教学档案管理实施细则
为了加强我院教学档案工作，提高教学档案管理水平，充分发挥教学档案在教学管理、人才培养、教学评估、岗位评聘等各项工作中的作用，根据教育部《高等学校档案管理工作规范》，结合我院教学档案工作的实际，特制订以下实施细则：
一、总 则
1、本细则所称教学档案，是指学院在从事教学、教研、科研以及其他各项教学活动中直接形成的对学院和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
2、学院教学档案记录和反映了学院教学建设和发展的历史过程，是学院各项工作的重要组成部分，是评估和衡量学院教育质量和管理水平的重要依据，它为学院教学、科研、管理水平的提高创造了必要条件，是反映和维护学院历史面貌的一项重要工作，是办好学院的重要基础工作。
3、学院各门类、不同载体的教学档案必须遵循统一领导、集中管理、维护档案的完整、准确与安全、便于开发利用的原则，任何单位和个人不得将应归档的材料截留在部门或据为己有。
二、教务处档案档号结构、模式和标识
1、档号结构
档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。
（1） 年度号由四位阿拉伯数字组成。
（2）分类号是档号的主体，一般由一、二级、三级类目代号组成，也可仅由一级类目组成。少数扩展到四级类目者，还应把四级类目代号包括进去。分类号究竟包含几级类目，视情况自行掌握。比如：“教学工作会议记录”的分类号，由一级类目组成者为“jx”；由二级类目组成者为“jx11”；由三级类目组成者为“DQ11ⅹⅹ” 。
①一级类目是高等学校档案实体分类的最高层位。
②二级类目是对上级类目的细分。细分的标准是根据该类档案的形成规律和特点，结合档案记述和反映的内容性质，进行设置。设置的标准，在大原则统一的情况下，可视具体情况对随机类目进行选择。
二级类目的标识，采用“双位制”。如：“综合”为“11”，其余二级类目依次层累为12、13……99，但10、20……等带“0”的数字不用。
③在二级类目确定的设置原则、范围、方法的基础上，根据需要和可能，自行决定是否扩展三级类目，其标识方法与符号和二级类目相同。
（3） 案卷号同样有特定的含义。它是按所选择的分类号中最下位类顺序编码。由于案卷数量不同，案卷号可不限级数。
2、档号的模式。
年度号+分类号+案卷号
例 ：2004（年度号）—JX14xx（JX一级类目JX 14二级类目JX14xx三级类目JX14xx xx四级类目）—23（案卷号）
3、档号的标识。
采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制。年度号、分类号、案卷号之间，用连接符号“一”连结。例如：2004年内容是学籍管理的第23号卷的档案，可标为：2004一JXl4一23。
三、保管期限
短期：一~十五年，长期：十六~五十年，永久：五十年以上。
四、教学档案归档范围和保管期限表
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类 别
（二级类目）
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分类号
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案 卷 题 名
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保管
期限
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Jx11
综合类
（上级下达的关于教学工作的文件材料）
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JX111111
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上级下达的关于教学工作的文件材料
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长期
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JX111112
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上级下达的关于考务的文件材料
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长期
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JX111113
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上级下达的职业技能培训考核的文件材料
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长期
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JX111114
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上级下达的关于师资的文件材料
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长期
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JX111115
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上级下达的关于学科建设的文件材料
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长期
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JX111116
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上级下达的关于专业建设的文件材料
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长期
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JX111117
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其它(教务处工作计划、总结、通知等)
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长期
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Jx11综合类
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JX1112
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教学改革、培养目标、培养规格、学制等方面的指示、规定、办法
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永久
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Jx11综合类
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JX1113
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学院教学规划、实施计划
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永久
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Jx11综合类
（有关教学的规章制度、管理办法）
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JX111411
|
有关教学的规章制度、管理办法
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永久
|
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JX111412
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有关考务的规章制度、管理办法
|
永久
|
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JX111413
|
有关职业技能培训考核的规章制度、管理办法
|
永久
|
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JX111414
|
有关产学研结合办学组织文件
|
永久
|
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JX111415
|
有关学科建设的规章制度、管理办法
|
永久
|
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JX111416
|
有关专业建设的规章制度、管理办法
|
永久
|
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JX111417
|
有关教材的规章制度、管理办法
|
永久
|
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JX111418
|
有关师资的规章制度、管理办法
|
永久
|
|
JX111419
|
有关档案与文书的规章制度
|
永久
|
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JX111420
|
其它
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永久
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Jx11综合类（学校教学工作会议的文件材料）
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JX111511
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学校教学工作会议的教务文件材料
|
短期
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JX111512
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学校教学工作会议的实验实训文件材料
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短期
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JX111513
|
教学简报
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短期
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JX111514
|
教学工作会议记录
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短期
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JX111515
|
教学工作大事记
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短期
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Jx11综合类
（教学信息监控）
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JX111611
|
教师工作量统计
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永久
|
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JX111612
|
教学信息汇总表(含事故的认定、调课等)
|
永久
|
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JX111613
|
日常检查材料及结论
|
永久
|
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JX111614
|
集中检查材料及结论
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永久
|
|
Jx11综合类
（教学信息监控）
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JX111615
|
新生教学情况调查材料
|
永久
|
|
JX111616
|
毕业生教学情况调查材料
|
永久
|
|
JX111617
|
其它
|
永久
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|
Jx11综合类
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JX1117
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教风建设
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.短期
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Jx11综合类
|
JX1118
|
优秀教学质量评奖材料
|
长期
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|
Jx11综合类
|
JX1119
|
学生运动会材料
|
长期
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Jx11综合类
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JX1121
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非学历教育材料
|
长期
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JX12课程建设、学科建设及专业设置类
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JX121111
|
本校新增专业申报材料与上级批复
|
永久
|
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JX121112
|
调整专业名称及学制的报告及上级批复
|
永久
|
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JX121113
|
学科、专业论证、评估、申报、审批材料
|
永久
|
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JX121114
|
学科、专业建设统计报表
|
永久
|
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JX121115
|
院级精品课程申报、审批、成果材料
|
永久
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JX14学籍类
（学籍基本信息）
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JX141111
|
新生入学名册（省厅下发）复印件
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永久
|
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JX141112
|
在籍学生信息采集表
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永久
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JX141113
|
学生学籍卡
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永久
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JX141114
|
在籍学生信息汇总名册（含学籍变动、奖惩备注）
|
永久
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JX14学籍类
（学籍变动信息）
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JX141211
|
学生学籍变动审批材料（升留级、休学、复学、转学、退学）
|
永久
|
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JX141212
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学籍变动汇总情况一览表（每学期一份）
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永久
|
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JX141213
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学籍变动通知
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永久
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JX14学籍类
（学生奖惩信息）
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JX141311
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学生奖惩审批材料
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.短期
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JX141312
|
学生奖惩情况一览表（每学期一份）
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.短期
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JX14学籍类
（毕业生信息）
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JX141411
|
上报省厅学籍信息数据库打印稿
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永久
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JX141412
|
毕业生个人成绩表
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永久
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JX141413
|
毕业生资格审批名册
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永久
|
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JX141414
|
毕业证（结业、肄业）复印件
|
永久
|
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JX141415
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学期在校人生数、毕业生人数统计表
|
永久
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|
JX15
课堂教学与教学实践类
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JX151111
|
校历
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永久
|
|
JX151112
|
专业培养计划
|
永久
|
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JX151113
|
理论教学大纲
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永久
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JX151114
|
实验实训教学大纲
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永久
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JX15
（教学实施过程材料）
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JX1512
|
教学进度表及变更材料、教学任务书
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长期
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JX1512
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课表及变更材料、以及其它的相关材料
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长期
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JX1512
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选修课程简介、选修课程表
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长期
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JX15
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JX1513
|
领导听课记录材料
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短期
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JX15（毕业设计相关材料）
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JX151411
|
课题审查材料
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长期
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JX151412
|
任务书及学生分组等材料
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长期
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JX151413
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优秀论文
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长期
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JX15（教学督导材料）
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JX151511
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督导会议记录及督导工作总结
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短期
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JX151512
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督导评教材料
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短期
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JX15（教师评教材料）
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JX151611
|
教师自评材料及系部评教材料
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短期
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JX151612
|
学生评教材料(教务抽查部分)
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短期
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JX15
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JX1517
|
教室、多媒体教室资源的材料
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短期
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JX18
教材类
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JX1811
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全院各学期各专业教材使用目录、样书
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短期
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JX1812
|
学院教师主编或参编公开出版的教材统计及样书
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短期
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JX1813
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教师自编非公开出版，校内使用的教学指导书、实习指导书和习题集
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短期
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JX1814
|
各系教材（包含实训）征订单、补订单原始资料
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短期
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JX19实验实训教学与职业能力考核类
（实训基地与实验实训室建设）
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JX191111
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实验室、实训室、实训基地建设论证、评估、审报、审批材料
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永久
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JX191112
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校内实验室、实训室有关材料（教学设备、功能、使用率）
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永久
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JX191113
|
校外实验室、实训基地有关材料（教学设备、功能、使用率、协议书）
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永久
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JX19
（实验实训教学相关材料）
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JX191212
|
实验实训教学工作计划、总结及相关材料
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短期
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JX191212
|
校外实验实训教学相关材料
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短期
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JX191212
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学生优秀实验实训报告、实训成果
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短期
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JX19
（产学研结合）
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JX191311
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产学研结合工作相关规定
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长期
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JX191311
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产学研合作教学工作计划、总结
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长期
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JX19
（产学研结合）
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JX191311
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产学研合作教学工作成果
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长期
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JX191311
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对外职业技能培训相关材料
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长期
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JX19
（职业能力考核）
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JX191411
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职业技能鉴定有关材料
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长期
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JX191412
|
特种作业操作证考核有关材料
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长期
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JX191413
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高新技术考试有关材料
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长期
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JX191414
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职业技能考核复习资料、试题、答案、评分标准
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长期
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JX21师资队伍类
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JX2111
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外聘教师基本信息及有关材料
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永久
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JX2111
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师资队伍建设有关材料（含非学历教育）
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长期
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JX2111
|
教师考核、奖惩材料
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长期
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JX22考务类
（考务文件）
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JX221111
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各类考试通知
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短期
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JX221112
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监考安排表
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短期
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JX221113
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监考记录
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短期
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JX221114
|
监考费发放表
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短期
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JX22考务类
（学生成绩）
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JX221211
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班级结业（补考）成绩表
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永久
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JX221511
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教务处每学期对各系试卷抽查分析
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短期
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JX221512
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系部对本系试卷抽查分析
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短期
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JX22考务类
（统考成绩）
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JX221311
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全国英语统考成绩册、成绩分析表
|
永久
|
|
JX221312
|
统考报名册
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永久
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JX221313
|
各类统考收费收据
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永久
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JX22考务类
（技能鉴定成绩）
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JX221411
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技能鉴定成绩册
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长期
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JX221412
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高新技术考试成绩册
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长期
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