邵阳职业技术学院会计档案管理办法

邵职院计财发﹝2023﹞01号

为了加强学校会计档案管理，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和销毁等管理制度，保证会计档案的真实、完整、可用、安全，更好地为学校发展和各项工作服务。根据《中华人民共和国会计法》、国家档案局发布的《会计档案管理办法》，结合学校具体情况，特制定本办法。

第一条  学校计划财务处和档案管理部门共同负责学校会计档案工作的指导、监督、检查和管理。

第二条  会计档案是指学校在进行会计核算过程中接收或形成的，记录和反映学校经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和储存的电子会计档案，具体包括：

（一）会计凭证：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。

（二）会计账簿：总账、明细账、日记账、固定资产账、辅助账薄、其他会计账薄。

（三）财务会计报告：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

（四）其他会计资料：银行存款余额调节表、银行对账单、其他应保存的会计专业资料、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册。

第三条  上述会计档案包括手工编制的会计档案、财务软件、会计档案备份和电脑打印的纸质会计档案。

第四条  每年形成的会计档案由计划财务处会计按照要求，负责整理、立卷、装订成册，编制会计档案保管清册。当年形成的会计档案，在会计年度终了后，暂由计划财务处临时保管一年，期满之后，由计划财务处编制移交清册，移交学校档案管理部门统一保管。因工作需要确需推迟移交的，应当经学校档案管理部门同意。计划财务处临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。

第五条  学校档案室和计划财务处保管的会计档案不得借出，如有特殊需要，经计划财务处领导批准，可以提供查阅或复制，并办理登记手续。查阅或复制会计档案的人员，严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换，查阅和复制会计档案时，会计档案管理人员必须随同监督。

第六条  建立会计档案查阅或复制登记薄，其具体内容必须包括查阅或复制人的单位和姓名，查阅或复制的日期，查阅或复制的内容及其所属会计期间。

第七条  会计档案保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限一般分为10年和30年（具体期限分类见附表），会计档案保管期限从会计年度终了后第一天算起。

第八条  党政办公室定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。

第九条  会计档案鉴定工作由党政办公室牵头，组织计划财务处、纪检监察等部门共同进行。

第十条  经鉴定可以销毁的会计档案，按以下程序销毁：

（一）由学校党政办公室（档案管理部门）会同计划财务处提出销毁意见，编制会计档案销毁清册，列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容。

（二）学校主要负责人、党政办公室负责人及经办人、计划财务处负责人及经办人在会计档案销毁清册上签署意见。

（三）销毁会计档案时，应由学校计划财务处、党政办公室(档案管理部门）、纪检监察室等有关部门共同派员监销。

（四）监销人在销毁会计档案前，应当按照会计档案销毁清册上所列内容清点核对所要销毁的会计档案。销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况报告学校主要负责人。

（五）保管期满但未结清的债权债务的会计凭证和涉及其它未了事项的会计凭证不得销毁，纸质会计档案应当单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。单独抽出立卷的或转存的会计档案，应当在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。

在建设期间的项目会计资料，其保管期满的会计档案不得销毁。

第十一条  本制度从文件印发之日起开始执行，具体解释权归学校计划财务处。

         邵阳职业技术学院

    2023年6月15日

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